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4 semplici passaggi e 25 utili consigli per aiutarti a riorganizzare il retrobottega del tuo centro

Missione riordino

  • Nailpro

È risaputo: il ripostiglio è, per definizione, il luogo in cui si accumula tutto ciò che non si sa dove altro mettere, e in cui spesso regna il caos. Questo è già un problema quando si tratta dello sgabuzzino di casa, ma lo è ancora di più nell'ambito di un salone di bellezza: un "retrobottega" caotico e disorganizzato può essere un vero e proprio handicap per l'efficienza complessiva del centro. Pensaci: quando sprechi tempo prezioso cercando un prodotto che non è al suo posto, o quando compri qualcosa che sei sicura di avere già ma che non riesci a trovare, non perdi solo tempo, ma anche denaro. Ci sono, poi, molti altri problemi connessi al disordine: prodotti che scadono, una scarsa igiene o addirittura piccoli furti perpetrati dai collaboratori. Oltre, ovviamente, allo stress che ti provoca anche solo la semplice vista di tutto quel disordine.
Una sessione di pulizia profonda della stanza può mettere una momentanea pezza alla situazione, ma l’ordine, purtroppo, non si mantiene da solo. E non basta neanche stilare mille check-list: in assenza di un metodo e senza il coinvolgimento attivo di tutto lo staff ogni misura sarà inutile sul lungo periodo.
È allora il momento di darsi da fare sul serio! Un nuovo anno sta per cominciare: sfrutta la chiusura post-natalizia per rivoltare come un calzino la stanza che hai adibito a magazzino e segui questi semplici consigli per ripulire, risistemare, tirare a lucido e riorganizzare lo spazio. A guadagnarne sarà la tua serenità, ma anche i tuoi profitti!

1. Riordinare e sistemare

LIBERATI DI TUTTO CIò CHE NON USI E CHE OCCUPA SPAZIO PREZIOSO, CHE POTREBBE SERVIRTI PER ALTRE COSE.

1. O tutto, o niente.
Lavorare un po' alla volta non ti dà una visione d’insieme di tutto quello che hai accumulato; prenditi il tempo, invece, di svuotare completamente cassetti, armadietti e scaffali. Fai questa operazione in una giornata di chiusura, stendendo un telo pulito sul pavimento e appoggiandovi sopra tutto ciò che tiri fuori dal ripostiglio: vedere tutto in una volta sola renderà molto più semplice selezionare ciò che devi tenere e ciò di cui invece ti devi liberare, e ti permetterà di separare anche visivamente i diversi gruppi di oggetti in base alla loro destinazione finale.

2. Semplifica la classificazione.
Vuoi semplificarti la vita quando dividi e butti via i prodotti che non ti servono più? Usa delle grandi scatole di cartone contrassegnate da etichette chiare ed evidenti: dedica una scatola ai “Rifiuti Speciali”, un’altra alle cose da “Da Vendere”, un’altra ancora alle cose “Da Donare”. Per i rifiuti che non necessitano di uno smaltimento particolare, invece, ti basterà un grande sacco nero per la spazzatura.

3. Non tenere qualcosa solo perché è ancora in buono stato.
Anche se un prodotto è ancora integro o quasi nuovo, non è detto che tu debba tenerlo per forza: se non lo usi da tanto tempo, o se sai per certo che non lo userai entro la sua scadenza, sbarazzatene. Come sempre è molto più facile a dirsi che a farsi, perché la sensazione è quella di buttare via dei soldi; se ci pensi bene, però, è probabile che quel prodotto finiresti per buttarlo via comunque. Perché aspettare?

4. Liberati non solo dei vecchi prodotti, ma anche dei vecchi servizi.
Si sa che le mode cambiano, e accumulare prodotti finalizzati allo svolgimento di servizi che hai erogato al massimo due o tre volte durante l’ultimo anno è uno spreco inutile. Chiediti, quindi, se non sia il caso di togliere dal tuo listino servizi che ti vengono richiesti così raramente.

5. Smista i prodotti in base a come li immagazzinerai.
I prodotti simili vanno riposti nello stesso posto. Per prima cosa, quindi, suddividili in base al servizio per cui li usi (ad esempio mettendo in una stessa pila tutto ciò che ti serve per le ricostruzioni in acrilico); poi, raggruppali ulteriormente per tipo di prodotto (le polveri da un lato, i liquidi dall'altro e via dicendo).

"Non tenere un prodotto solo perché è ancora integro: se non lo usi ta tanto tempo, o sai che non lo userai entro la sua scadenza, sbarazzatene."

6. Mentre sistemi, spolvera.
Mentre metti in ordine, tieni a portata di mano stracci e detergenti e togli la polvere da ogni bottiglietta, barattolo e contenitore che prendi in mano. Mentre lo fai, assicurati anche che tutti i coperchi siano ben chiusi!

7. Smaltisci correttamente i rifiuti e non procrastinare.
Segui le indicazioni per la raccolta differenziata del tuo Comune per smaltire correttamente i tuoi rifiuti ma, soprattutto, butta subito via tutto senza procrastinare! Tu potresti anche non accorgerti degli scatoloni che si accumulano, ma le tue clienti lo noteranno sicuramente.

2. Pulire gli ambienti

UNA VOLTA SVUOTATO IL RETROBOTTEGA, TIRALO A LUCIDO FINO ALL'ANGOLINO PIÙ REMOTO.

8. Lavora da cima a fondo.
Inizia a pulire dal lato opposto rispetto a quello della porta d’ingresso e procedi verso di essa: in questo modo, non rischierai di sporcare le zone che hai appena pulito.

9. Pulisci tutta la stanza, non solo il mobilio.
Togli le ragnatele dal soffi tto e dagli stipiti delle porte, spolvera i lampadari, passa uno straccio pulito su pareti e battiscopa e non dimenticare di pulire i tubi sotto il lavandino, le fughe delle piastrelle, i cardini delle porte e gli interruttori.

10. Fai qualcosa di più rispetto alla tua normale routine.
Mentre spolveri e disinfetti tutte le superfi ci della stanza (piani di lavoro, lavandini, scaffali e pavimenti), dedica un’attenzione speciale alle aree che, solitamente, trascuri durante la pulizia di routine, come le porte degli armadietti, le maniglie, l’interno dei cassetti e i tappeti.

11. Usa la lavastoviglie (e non solo).
La maggiorparte dei divisori per cassetti e dei contenitori è lavabile in lavastoviglie, basta ricordarsi di mettere gli oggetti di plastica solo nella parte superiore dell’elettrodomestico. Per pulire velocemente i bidoni più grandi, invece, portali all’aria aperta e risciacquali con un getto d’acqua, così da rimuovere la sporcizia anche dalle fessure; per i materiali texturizzati, come i cestini, usa invece un pulitore ad aria compressa.

12. Dai una mano di vernice: fa miracoli!
Una mano di vernice fresca è l’ideale per coprire le strisciate accidentali e gli urti sulle pareti e per far apparire l’ambiente subito più lindo e nuovo. Usa lo stesso colore su ogni parete, così non dovrai essere per forza troppo precisa. È facile, veloce ed è un’ottima spinta motivazionale a tenere pulito durante tutto l’anno.

3. Organizzare

PIÙ TEMPO E ATTENZIONE DEDICHERAI A ORGANIZZARE IL MAGAZZINO, PIÙ TI SARÀ FACILE MANTENERLO IN ORDINE. ESCOGITA UN SISTEMA ORGANIZZATIVO SPECIFICO PER LE AREE CHE TENDONO A DIVENTARE DISORDINATE PIÙ IN FRETTA.

13. Inizia con un piano.
Valuta le scorte del tuo magazzino e progetta la collocazione migliore di ogni prodotto (ad esempio sulla mensola più alta di un certo mobile, sotto un lavandino...) e il metodo più appropriato per conservarlo (in un cassetto, su uno scaffale a vista...). Prima, però, disegna una mappa della stanza da usare come guida e su cui annotare velocemente cosa pensi di sistemare e dove.

14. Immagina il flusso di lavoro di una giornata tipo.
Mentre organizzi gli spazi, ragiona in modo logico: sistema nella stessa area le cose che le operatrici useranno nel corso dello stesso servizio, così non sarà necessario dover aprire tutti i cassetti per preparare la postazione. Seguendo lo stesso criterio, tieni a portata di mano i prodotti e gli strumenti che vengono usati più spesso.

15. Sistema gli oggetti più piccoli dentro dei contenitori.
Riponi gli oggetti più piccoli all’interno di contenitori che siano abbastanza grandi da contenere tutti gli articoli di uno stesso tipo. Non mescolare mai piccoli prodotti di natura diversa dentro uno stesso contenitore.

16. Non accatastare e non seppellire.
Quando sistemi gli oggetti orizzontalmente, ti tocca sollevare l’intera pila per poter prendere quello che sta in fondo. Meglio, quindi, sistemare verticalmente più oggetti possibili ed etichettarli in modo che si sappia subito che cosa sono o che cosa contengono.

17. Etichetta in modo intelligente.
Le etichette sono fondamentali per tenere (e mantenere) tutto in ordine. Per fare in modo che i prodotti vengano individuati e riordinati velocemente, etichetta sia gli scaffali che i contenitori, oppure usa dei contenitori trasparenti. In questo modo, dovrebbe essere più facile riporre correttamente anche le nuove scorte che ordini di volta in volta.

"Per fare in modo che i prodotti vengano individuati e riordinati velocemente, etichetta sia gli scaffali che i contenitori, oppure usa dei contenitori trasparenti."

18. Sfrutta i muri.
Anche un piccolo angolo sul muro può diventare uno spazio di immenso valore: puoi, per esempio, appendervi una lavagna magnetica a cui attaccare dei piccoli contenitori metallici nei quali stipare le gemme per nailart o i glitter, oppure puoi appendervi degli attaccapanni rimovibili a cui agganciare i grembiuli per la pedicure o i misurini per i prodotti.

19. Fai l'nventario.
Metti per iscritto l'entità delle tue scorte su un quaderno o un foglio di calcolo elettronico, oppure usa un software ad hoc (optando per il metodo che pensi di riuscire ad aggiornare con più facilità). Stampa delle copie sia della lista che delle schede di sicurezza dei prodotti, inseriscile in un quaderno ad anelli e archivialo in un posto che sia facilmente raggiungibile e consultabile.

4. Mantenere l'ordine

ORA CHE IL TUO RETROBOTTEGA È IMMACOLATO E BEN ORGANIZZATO, LA PROSSIMA SFIDA È MANTENERLO TALE.

20. Nomina una persona responsabile.
Fermo restando che tutte le collaboratrici dovrebbero fare la loro parte nel tenere il magazzino pulito e ordinato, per la manutenzione e il controllo quotidiano dell’area nomina una responsabile. Decidi tu come gestire la scelta: può essere una persona fissa, oppure una figura a rotazione tra le tecniche che lavorano in salone. Lascia scritta una lista dei compiti da portare a termine ogni sera, come pulire i pavimenti, togliere la polvere dai piani di lavoro, sistemare e rimettere in fila i prodotti e segnare quelli in esaurimento nella lista di quelli da ordinare.

21. Metti subito in ordine le cose.
Il disordine attira altro disordine: se lasci qualcosa sul bancone durante la notte, puoi star certa che, misteriosamente, l’indomani si sarà aggiunto qualcos’altro. L’unica soluzione è prendere l’abitudine di rimettere in ordine le cose non appena si finisce di usarle. Il tempo extra che quest’operazione richiede è infinitamente minore rispetto a quello sprecato cercando un prodotto che non si trova al suo posto.

22. Tieni insieme gli articoli simili.
Se ti accorgi che è necessario avere sottomano più scorte di un determinato prodotto per il quale, in precedenza, avevi preventivato meno spazio, creane di nuovo e non adibirne un altro alle nuove scorte. Libera un ripiano o procurati un contenitore più grande: farai in modo che tutti i prodotti simili siano immagazzinati nello stesso posto, evitando di ordinare qualcosa che pensavi ti mancasse e che invece avevi "nascosto" altrove.

"Quando sistemi i prodotti, segui il metodo FIFO ("First In, First Out") collocando quelli più vecchi davanti a quelli nuovi, in modo che vengano usati per primi."

23. Prova o butta.
Lo scopo dei campioni di prova è quello di testare un prodotto, non di essere collezionati. Dal momento che è poco probabile che proverai un prodotto totalmente nuovo su una cliente pagante, perché tenere un intero cassetto pieno di mini-tester? Se non intendi usarli seriamente per capire se un prodotto ti piace o meno, non accettare neanche il campione.

24. Ordina per scadenza.
Quando sistemi i prodotti, segui il metodo FIFO (“First In, First Out”), collocando quelli più vecchi davanti a quelli nuovi. In questo modo, i prodotti con una scadenza più prossima verranno usati per primi.

25. Coinvolgi tutto lo staff.
Questo duro lavoro di riordino è del tutto sprecato se i tuoi collaboratori non si impegnano a mantenere pulita e ordinata l’area. Spiega dettagliatamente a tutti come hai organizzato lo spazio e comunica loro il tuo "sistema" e le tue aspettative, in modo che le facciano proprie. Mettere in ordine il retrobottega e adottare un buon sistema per mantenerlo tale durante l’anno sono operazioni che semplificheranno enormemente l’organizzazione e la gestione delle scorte. Se pulisci a fondo e organizzi lo spazio una volta per tutte, e se fai in modo che la situazione non sfugga mai di mano, le prossime pulizie di primavera saranno un'autentica passeggiata. Dedicati a questa attività "approfondita" almeno una volta ogni sei mesi, facendo un rapido inventario e pulendo a fondo l'ambiente. Un retrobottega ben organizzato facilita il lavoro in salone - e vuoi mettere la sensazione di camminare tra gli scaffali e sentirsene fieri?

 

Tener traccia

Tutte le operatrici dovrebbero avere un’idea - almeno sommaria - di quanto prodotto sia loro necessario per effettuare ogni servizio. Dai un’occhiata periodica allo svolgimento dei servizi in salone e determina se l’ammontare del prodotto utilizzato è giustifi cato. Se noti che si sta utilizzando più prodotto del necessario, questo potrebbe impattare negativamente sul tuo bilancio generale. Chiedi aiuto ai tuoi fornitori per valutare la situazione. La chiave è sviluppare con loro un rapporto di fi ducia: conoscendo la tua routine e lo storico dei tuoi ordini, ti sapranno segnalare eventuali anomalie - se manca qualcosa o se stai ordinando più prodotto del normale, ad esempio. Se non trovi una spiegazione semplice a queste anomalie, prova a chiedere alle operatrici di misurare in modo più preciso quanto viene preso dal magazzino; nel peggiore dei casi, può darsi che una dipendente si stia portando dei prodotti a casa per fornire dei servizi al di fuori del salone, e questa situazione deve essere risolta immediatamente.

 

Leslie Henry

 

 

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