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Come organizzare una festa di inaugurazione di successo

Che la festa abbia inizio!

  • Nailpro

Dal baby shower alla laurea, dall'anniversario di matrimonio al pensionamento, ogni occasione è buona per far festa. Perché non anche l'apertura del tuo nuovo centro nail? Organizzare una grande festa inaugurale è utile per creare un clima di attesa e curiosità intorno alla nuova realtà e far sì che se ne parli, ma è anche un modo per dare fin da subito un certo "tono" al tuo business. Oltre che, ovviamente, un'occasione per te e le tue collaboratrici di instaurare un primo contatto con tante potenziali clienti.
La buona notizia? Organizzare un party inaugurale non è un'impresa titanica. Affidarsi a un organizzatore di eventi è senz'altro una garanzia ma, se il budget non lo consente, con un po' di impegno e un'attenta pianificazione potrai dare vita a una superlativa festa fai-da-te. Due le parole d'ordine: semplicità e creatività.

Definisci le Tempistiche

Gli esperti concordano: prima di aprire le porte del salone al grande pubblico, è una buona idea organizzare una pre-inaugurazione con una cerchia limitata di amici e parenti, al fine di scovare eventuali difetti o criticità. Quando poi arriva il momento di definire una data e un orario per il party d'apertura vero e proprio, è bene tenere in considerazione le esigenze della tua clientela tipo: se è composta da lavoratrici e donne in carriera, ad esempio, è probabile che il sabato pomeriggio sia il momento migliore per intercettarle; se intendi invece rivolgerti a un pubblico di casalinghe, potrebbero funzionare alla grande un brunch in settimana, o una merenda-aperitivo nel tardo pomeriggio.

Attieniti al Budget

In nessun modo l'organizzazione del party inaugurale deve sottrarre risorse eccessive alle altre voci di costo legate all'apertura del salone: questa è la prima regola da tenere a mente. Definisci un budget realistico da destinare alla festa, poi crea un foglio di calcolo attribuendo una somma precisa alle singole voci di spesa (decorazioni, inviti, catering...), aggiornandolo puntualmente a ogni pagamento effettuato e assicurandoti di non sforare rispetto alle previsioni.
Un'ottima strategia per tagliare le spese è quella di collaborare con attività commerciali della zona, ad esempio bar, pasticcerie, negozi di fiori, proponendo loro degli scambi vantaggiosi per entrambi e gettando le basi per proficue partnership future.

Crea la Lista degli Invitati

La definizione del budget è utile anche per quantificare un numero approssimativo di persone da invitare senza il rischio che la festa ti mandi in rovina. Oltre alle clienti già note, indirizza gli inviti a business affini al tuo, a gruppi social della zona, alla stampa e, perché no, a qualche influencer. Cosa significa "business affini"? Se, ad esempio, la filosofia del tuo centro è improntata su un concept olistico potresti puntare su centri di yoga, ristoranti vegetariani o altre attività con la stessa vocazione.
Per quanto riguarda la realizzazione vera e propria degli inviti, per un risultato pulito, fresco e soprattutto professionale il consiglio è quello di affidarsi a uno studio di grafica. Come recapitare gli inviti? Consegnarli personalmente, benché più impegnativo, dà migliori risultati rispetto all'invio massivo di email standard e impersonali. Le persone vogliono vedere il volto dietro al brand: una volta che ti avranno conosciuta di persona, saranno più predisposte a supportarti.

Trasforma lo Spazio

Non è necessario scervellarsi per inventare un allestimento originale per il tuo party d'apertura: il tema centrale della festa deve essere il tuo centro! Sii coerente con la tua idea di business e con quella che sarà la tua offerta, e focalizzati sulle sensazioni che vuoi trasmettere ai partecipanti. Opta per addobbi che si accordino con i colori dominanti del salone e con il suo arredamento. Esistono moltissime opzioni low cost che creano all'istante un clima di festa: dai palloncini alle composizioni floreali, dalle file di luci colorate ai festoni. Richiama il tema del salone anche nei dettagli, come tovaglie e tovaglioli, candele e centrotavola. Scegli accuratamente anche il sottofondo musicale, in modo che non risulti invadente ma si sposi con l'atmosfera creata.

Studia il Menù

Quando si tratta di decidere la composizione del buffet, è bene optare per un mix di stuzzichini leggeri, appetitosi e colorati. Anche questo aspetto andrebbe accordato al concept globale del salone: se si vuole creare un'atmosfera lussuosa ed esclusiva, capace di coinvolgere una clientela altamente selezionata, non possono mancare taglieri di salumi e formaggi pregiati, oltre ovviamente alle bollicine; in un contesto più informale andranno benissimo insalate di cereali, pizzette, salutari snack di verdura cruda e una bella macedonia di frutta di stagione. Se possibile, arricchisci il rinfresco con un elemento "firmato" che i partecipanti possano associare al tuo brand: mini porzioni di dessert che richiamino i colori del tuo salone, o un cocktail a base di ingredienti che utilizzi anche nei servizi di manicure e pedicure, come il lime o la menta.

Intrattieni gli Ospiti

L'obiettivo principale, quando si organizza un party, è far sì che i partecipanti si divertano. Per coinvolgerli, organizza un vero e proprio percorso a tappe all'interno del salone, con tanto di "stazioni": una in cui provare gli smalti, una in cui scattarsi un selfie con uno sfondo particolare, una in cui annusare e testare campioncini di prodotti cercando di indovinarne gli ingredienti e così via. Una buona idea per assicurarsi che gli ospiti rimangano fino alla fine è quella di istituire un concorso a premi tipo lotteria, con estrazione al termine della festa: tutti amano vincere qualcosa!
Un modo infallibile per fare un'ottima impressione è congedare gli ospiti con un piccolo omaggio: predisponi delle shopping bag in stoffa - ovviamente riutilizzabili, e marchiate con il tuo logo - contenenti caramelle colorate, una limetta decorata, un separa-dita per pedicure, qualche campioncino e/o uno buono sconto da 5 euro da utilizzare nel tuo salone entro un mese. Sono tutti piccoli pensieri utili e molto apprezzati, che creano un legame tra i partecipanti e il salone.
In qualunque modo deciderai di personalizzare il tuo evento inaugurale, ricorda che la chiave del successo è offrire agli ospiti un'esperienza positiva, che ricorderanno e vorranno condividere. Non servono installazioni da gran galà e champagne costoso per fare breccia nel cuore delle tue future clienti: accoglile con calore e un sorriso autentico e capiranno subito chi hanno di fronte.

 

Taylor Foley

 

 

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