Gestisci il tuo Tempo!

Come migliorare la gestione del tempo – Poter gestire il proprio tempo dà una libertà enorme, ma lo “stress” che ne deriva è oggi più alto che mai. Gestendo il tempo in modo efficace, però, si può imparare a scandire perfettamente la propria quotidianità lavorativa e a ritagliarsi ancora più tempo libero.

La giornata lavorativa di un’estetista è scandita da numerosi compiti e appuntamenti che vanno dalla consulenza in cabina alla cura della clientela, dalla pubblicità alla gestione dei social; a questo, poi, vanno aggiunte le questioni contabili e fiscali e la pulizia dei locali - che, purtroppo, non si fa da sola! Sono molte le professioniste che cercano di fare più cose contemporaneamente, ma si tratta di una tattica controproducente che, alla fine, si traduce in un ritmo ancora più serrato delle giornate e in un maggiore stress. In questo caso, la parola magica è: gestione efficace del tempo.

Integrare dei Momenti “Cuscinetto”

Esiste una regola empirica secondo cui bisogna prevedere una certa quantità di tempo “di riserva” da pianificare in vista di interruzioni impreviste o di lavori che durano più del previsto. 
L’esperienza ci insegna che ci sono alcune situazioni in cui c’è bisogno di una reazione immediata e, se non si dispone di momenti “cuscinetto” (ovvero, di tempi morti tra un’attività e l’altra), la giornata rischia presto di andare fuori controllo. Per prima cosa, rifletti su quando vorresti inserire questi “cuscinetti” per fare in modo di avere anche un po’ di tempo per respirare durante la giornata; decidi, poi, quando pianificare questi momenti analizzando il tuo comportamento in fatto di tempistiche.

Fai delle Analisi Realistiche

Prenditi del tempo, una volta alla settimana, per segnare le attività che ti aspettano in ogni giornata e annotarne la durata. Attenzione, però: spesso il tempo che pensiamo ci serva per un’attività non coincide con quello che impieghiamo davvero.

Fare un’analisi realistica delle tempistiche della tua giornata ti dà le prime indicazioni su quando potrebbero formarsi dei colli di bottiglia - cosa che ti torna utile anche per decidere quando inserire i momenti “cuscinetto”. Per evitare gli errori di valutazione, una buona tattica è standardizzare il più possibile i processi e pianificare realisticamente le giornate lavorative. Programma dei tempi fissi per i trattamenti che sono già stati previsti e aggiungi alla loro durata il tempo necessario per la preparazione e il post-trattamento.

È molto importante mettere anche in conto delle pause. L’ideale sarebbe inserirle nella tua agenda come dei momenti fissi. Per quanto brevi, infatti, si tratta comunque di momenti preziosi: le tue prestazioni non miglioreranno se stai sotto sforzo per molte ore di fila!

Elimina le Attività che ti Fanno Perdere Tempo

Si tratta di tutte quelle attività non produttive che si portano via grandi finestre temporali e che, quindi, sballano la pianificazione dell’intera giornata. Alcune attività si riconoscono facilmente, altre invece si mimetizzano molto bene. Le possiamo distinguere tra quelle che vengono dall’interno e quelle che arrivano dall’esterno. Tra quelle che arrivano dall’esterno ci sono, ad esempio, le telefonate inutili, clienti o fornitori inattesi oppure conversazioni troppo lunghe con delle clienti che, però, non terminano in una vendita. Tra quelle che vengono dall’interno, invece, ci può essere la mancanza stessa di pianificazione del lavoro.

Lo abbiamo vissuto tutti: il telefono si mette a squillare proprio dieci minuti prima che arrivi la prossima cliente, e quello era proprio il tempo che avevi destinato alla pulizia e alla preparazione della cabina. Va detto, però, che non tutte le attività a cui dedichi del tempo sono inutili: lo diventano solo quando portano via il tempo necessario per le questioni e i compiti più importanti.

Se i perditempo si accumulano non rischi solo di diventare insoddisfatta, ma rischia anche aumentare il tuo stress. Rifletti su quali sono le cose che ti fanno perdere più tempo e scrivile nero su bianco: un’analisi critica di come usi il tuo tempo può aiutarti ad avere un quadro generale più completo.
L’esperienza dimostra che la mancanza di tempo è dovuta al disordine, alla scarsa organizzazione, all’assenza di struttura e a un’inesistente definizione degli obiettivi.

Poniti degli Obiettivi

Per avere abbastanza tempo libero, una gestione di se stessi e del proprio tempo è imprescindibile. Vanno dunque analizzate le proprie debolezze, stabilite le proprie priorità e definiti i propri obiettivi. Chiediti: Cosa voglio ottenere con il mio istituto? A quale gruppo target voglio rivolgermi? A cosa sto puntando e come intendo raggiungerlo?

Concretamente, tutto questo significa passare dal “lascio tutto al caso” al pianificare in modo sistematico e mirato. Gli obiettivi devono essere sempre formulati con precisione ed essere messi per iscritto (ne abbiamo parlato sul numero di Dicembre/Gennaio 2021 di Beauty Forum, ndr): ciò serve per sapere esattamente cosa devi fare per implementare le novità e per raggiungere i tuoi obiettivi. Gestire il tempo con successo significa essere padroni del proprio lavoro e del proprio tempo invece di lasciarsi dominare, vuol dire riconoscere cosa faccia perdere tempo ed eliminarlo. Non è un lavoro facile, soprattutto nella frenesia della vita quotidiana, ma vale la pena farlo.

Pianifica Sistematicamente

Sapendo quindi cosa ti sta rubando più tempo, ora puoi adottare delle contromisure adeguate. Una soluzione potrebbe essere adottare un sistema di pianificazione giornaliero, perché avere delle scadenze predefinite dà più struttura alla giornata e porta più spesso al successo di quanto non facciano le giornate che non sono state pianificate.

Allo stesso tempo, però, non devi riempire troppo la tua agenda di cose da fare se già hai in programma una lunga fila di appuntamenti con le clienti. Una rapida telefonata tra un appuntamento e l’altro oppure spedire un ordine di tanto in tanto non ti danno necessariamente quel vantaggio tanto desiderato. Monotasking e non multitasking: è questa la ricetta segreta.

Lo Strumento Ideale: l’Agenda Digitale

In un istituto con molte dipendenti si devono continuamente coordinare gli appuntamenti di tutti: serve, quindi, un’agenda che chiunque possa consultare ed editare facilmente. Tutti i compiti e gli appuntamenti (sia privati che relativi ai servizi) dovrebbero essere inseriti in un’unica agenda condivisa, meglio se digitale e con un servizio di notifica delle attività: uno strumento indispensabile per suddividere bene il tempo in istituto, anche quando si hanno più collaboratrici.

Riconosci le Tue Priorità

Una tecnica ampiamente diffusa per gestire correttamente il proprio tempo è suddividere le attività in “importanti” e “urgenti”. Spesso capita che attività urgenti ma meno importanti ti impediscano di fare una cosa che, invece, è necessaria. Alcuni compiti sono rilevanti in determinati momenti dell’anno, ma non devono essere eseguiti per forza “ora” (come, ad esempio, la pianificazione annuale del lavoro, un grande ordine di merce oppure la dichiarazione dei redditi). Pianifica in anticipo quando e quanto tempo ti servirà per sbrigare questi compiti.

La Tecnica “Eat The Frog”

Le attività più importanti e sgradevoli vanno sempre risolte per prime. È il mantra di una tecnica chiamata “Eat the frog” che dice: “Come prima cosa mangiati una rana, e dopo non potrà succederti niente di peggio!”.
Per avere una panoramica precisa delle cose da fare, pianifica le tue attività su base giornaliera e settimanale: avrai sempre sotto gli occhi il quadro completo dei tuoi compiti quotidiani e degli appuntamenti e potrai usare il tempo in modo efficiente. Anche il tuo lavoro diventerà più rilassato!

 Curiosità 

EAT THE FROG!
Sebbene l’idea di “Mangiarsi una rana” non sia così allettante, si tratta di un concetto molto comune nel mondo del management e, in particolare, della pianificazione del tempo. 
Questa tecnica è stata introdotta da Brian Tracy nel suo libro “21 Great ways to stop procrastinating”. Per idearla, Tracy si è ispirato a una famosa citazione di Mark Twain che dice: “Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day” (“Per prima cosa, al mattino, mangia una rana viva e nulla di peggio potrà accaderti per il resto della giornata”).

Rinuncia a degli Impegni

In un istituto sono molte attività che non appartengono al “core business” principale: bisogna preparare la contabilità, rispondere alle email e al telefono, pulire gli ambienti e via dicendo. Decidi quindi cosa è bene che faccia tu e cosa, invece, puoi delegare ad altri - il cosiddetto outsourcing.

Gestire efficacemente il tuo tempo è il vero segreto per avere delle giornate lavorative rilassate, con poche pressioni e con delle brevi pause di riposo. Vuoi che la tua attività abbia successo ma ritagliarti comunque del tempo libero per te? Allora, sviluppa un tuo personale programma per la gestione del tempo che riesci a seguire bene.
Dopotutto, il tempo è limitato e va usato con saggezza.

Nadine Engel
Specializzata in amministrazione aziendale, ha anche completato la formazione come estetista e massaggiatore ayurvedico. Attualmente, lavora come docente e sta creando la sua accademia di estetica.