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Self Management

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Come lavorare in modo più efficace e risparmiare più tempo – Un lavoro orientato ai compiti da portare a termine è un “lavoro efficiente”; un lavoro orientato agli obiettivi, invece, è un “lavoro efficace”. Scopri come integrare questa visione nella tua quotidianità lavorativa per posizionarti ancora meglio e ottenere delle prestazioni migliori.

Lavorare in modo “efficace”, soprattutto per un’estetista, è molto più importante che lavorare in modo “efficiente”. “Non sono le gocce di sudore che contano ma i gol” diceva il noto allenatore di calcio Franz Beckenbauer; “Niente è più facile che essere impegnati, ma niente è più difficile che essere efficaci” chiosava, invece, Alec Mackenzie, consulente aziendale statunitense di fama internazionale. Entrambi volevano dire la stessa cosa: se usiamo male il tempo che passiamo al lavoro, questo tempo andrà irrimediabilmente perso.

“ In molti casi, essere imprenditori di se stessi significa anche autodisciplina. ”

Razionalizzare il Lavoro d’Ufficio

Il lavoro arretrato e un sistema di archiviazione scadente per i documenti possono farti perdere molto tempo. Se poi ci aggiungi una tendenza personale alla disorganizzazione e una scrivania piena di ogni tipo di cose da leggere dimenticate, la situazione è anche peggio. Una scrivania ordinata permette, invece, di avere tutto sempre sott’occhio e non ti fa perdere tempo a cercare i documenti di cui hai bisogno. Il lavoro di ricerca dato da un sistema di archiviazione che non funziona è una grossa perdita di tempo. Nonostante il computer, di cui oggi tutti quanti siamo dotati, spesso sul tavolo ci sono comunque grandi pile di fogli che crescono col tempo; occasionalmente magari viene un “attacco di pulizia” e viene sistemato tutto alla perfezione, ma l’ordine è destinato a durare poco e presto si forma un’altra pila di fogli. Come fare? Prima di tutto, la posta in arrivo - cartacea o elettronica che sia - deve essere letta immediatamente e archiviata; ciò evita un ulteriore lavoro di ricerca e si riescono a mantenere in orario gli appuntamenti. Raramente, infatti, un’estetista ha voglia di sbrigare il lavoro d'ufficio. Mantenere degli orari fissi per farlo, però, ha molti vantaggi, perché lavorare “a blocchi” è meglio che farlo “a spizzichi e bocconi”. Eppure, spesso si sente ancora qualcuno dire “Io ho sempre fatto tutto senza pianificare e ha sempre funzionato”. In molti casi, però, essere imprenditori di se stessi significa anche autodisciplina.

La propria agenda, digitale o cartacea che sia, deve contenere sia gli appuntamenti che la lista delle attività da svolgere, le priorità, i piani giornalieri, le scadenze fiscali e le date degli ordini. Le attività vanno sempre pianificate con un loro appuntamento e, se è necessario spostare la data originale, vanno riprogrammati immediatamente.


  Un Esempio  

Non sai come calcolare il “cuscinetto” di tempo? Prova con questa formula: se per il servizio di una cliente prevedi circa 45 minuti, il cuscinetto dovrebbe essere del 20% che corrisponde a circa 10 minuti.
Se invece vuoi un’alternativa più semplice da calcolare, fai così: per un appuntamento di un'ora, pianifica 45 minuti per il trattamento ma considera comunque impegnati tutti i 60 minuti. In questo modo, avrai sempre 15 minuti di riserva per la vendita dei prodotti oppure per richiamare le clienti.


Stabilire delle Priorità in Modo Intelligente

Durante la prima lettura di un testo o una lettera, metti in risalto le parti più importanti evidenziandole, sottolineandole oppure prendendo degli appunti a margine: le avrai ben chiare per le azioni successive. Puoi segnalare le parti salienti usando, ad esempio, un punto esclamativo per qualcosa di importante, un segno di spunta per qualcosa con cui sei d’accordo oppure un punto interrogativo per qualcosa che devi ancora chiarire. Evidenziare con colori diversi, invece, è molto utile per una seconda lettura. Stabilisci, poi, un appuntamento per elaborare quello che hai letto e decidere quali sono le tue priorità:

  • le priorità di tipo A sono i compiti importanti e urgenti;
  • le priorità di tipo B sono i compiti importanti ma non così urgenti;
  • le priorità di tipo C sono i compiti né importanti, né urgenti.

Per quanto riguarda la posta o le email, ricorda che chi risponde prontamente alla corrispondenza non programmata dà l’impressione di avere molto tempo a disposizione e il mittente si aspetterà anche in futuro di ricevere una risposta rapida. La cosa migliore è, quindi, concentrare la lettura di lettere, messaggi e email in un unico momento della giornata, leggendo tutto insieme e non a sprazzi. Vanno ridotte al minimo anche le interruzioni durante la lettura, perché dopo un’interruzione serve il doppio delle energie per rileggere il testo.

self management1Essere imprenditori di se stessi significa essere capaci di plasmare il proprio sviluppo personale e professionale indipendentemente da ciò che succede all’esterno.

Strutturare i Trattamenti

Non è possibile stimare in maniera esatta il tempo necessario per un trattamento. Se dunque un lavoro dovesse richiedere più tempo del previsto, è utile avere dei tempi “cuscinetto” (di cui abbiamo parlato in modo più approfondito sul numero di Febbraio/Marzo 2022 di Beauty Forum, ndr). La loro durata ideale è circa il 20% del tempo stimato per il trattamento.

Cosa Scegli?

  1. Lavorare un po’ più a lungo ogni giorno per sbrigare tutte le tue faccende. 
  2. Fare solo i lavori più importanti e lasciar perdere il resto.
  3. Lavorare rapidamente e diventare “dipendente” dalla velocità.
  4. Lavorare in modo efficace migliorando la tua organizzazione.

La quarta è l’opzione migliore! Essere imprenditori di se stessi significa essere in grado di portare a termine gli appuntamenti pianificati indipendentemente da ciò che succede all’esterno. Se sei sopraffatta dagli appuntamenti con le clienti nelle ore di punta, invece, sono essenziali i tempi cuscinetto, che vanno evitati solo in casi eccezionali.

Procrastinare Peggiora lo Stress

Le cose che vengono procrastinate più spesso sono i lavori sgradevoli (come la dichiarazione dei redditi o la compilazione delle fatture per i fornitori) che talvolta vengono rimandati per giorni o addirittura settimane. Ad un certo punto, però, la deadline si avvicina o viene proprio superata ma bisogna comunque completare il lavoro facendo tutto sotto pressione.

La procrastinazione ha diverse cause: di solito si rimandano i compiti più sgradevoli o quelli più difficili, oppure quelli che non sembrano così urgenti (“Tanto, ho ancora tempo”). Rimandare i compiti più difficili, però, significa solamente prolungare lo stress, e chi lavora riducendosi sempre all’ultimo si espone al rischio che capiti qualcosa all’improvviso che gli impedisca di rispettare la scadenza. “La prima volta le cose vanno diversamente, la seconda volta vanno come avevi pensato”, diceva il pittore Wilhelm Busch, e questa è una delle ragioni per cui molti evitano totalmente una pianificazione precisa.

Chi non si organizza sarà sempre impegnato. Anche a chi pianifica ogni cosa può capitare qualche imprevisto, ovviamente, ma la differenza è che, grazie alla suddivisione efficace del lavoro, la sua giornata rimarrà comunque gestibile - anche in caso di imprevisti.

Ridurre al Minimo le Interruzioni

Spesso le interruzioni arrivano proprio da noi stessi: magari durante un trattamento pensiamo già a quello successivo e questo, spesso, lo chiamiamo multitasking; la realtà, però, è ben diversa. Il nostro cervello non è in grado di elaborare contemporaneamente più pensieri, ma salta da uno all’altro in continuazione. Molti addirittura si allenano talmente tanto a questo “disturbo dell’attenzione” che finiscono per non riuscire più a concentrarsi completamente su una cosa sola per un periodo di tempo relativamente lungo. Per riuscire a ritrovare la concentrazione dopo essersi interrotti c’è bisogno di un po’ di riscaldamento, e questo costa energia.
Lavorare in maniera efficace, invece, vuol dire concentrarsi completamente e totalmente sull’attività e divagare solo in casi eccezionali.

Pianificare dei Momenti di Pausa

Chi è molto “work-in” deve anche avere dei momenti di “time-out”. Questi, però, devono essere delle pause a tutti gli effetti: devono aumentare la propria capacità di resistenza allo stress (la resilienza) ed essere una fonte di forza per le imminenti esigenze lavorative. Questo discorso vale soprattutto per il pomeriggio, quando tutti noi abbiamo a che fare con il consueto calo di voglia di fare.

La tipica tazza di caffè per spezzare la giornata è una pausa troppo breve e ha uno scarso valore di riposo e recupero. Al contrario, la pausa dovrebbe essere in netto contrasto con il lavoro e, durante questo periodo, bisognerebbe anche evitare di usare il cellulare per godere davvero di un attimo di relax.

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LAVORARE IN MODO EFFICACE? FACCIAMOCI DUE RISATE!

Ecco qualcosa che nessuno dirà mai se vuole lavorare in modo efficace.

  • Per stabilire la priorità del lavoro amministrativo è necessario valutare il valore-divertimento: prima si fanno le cose più piacevoli, poi quelle interessanti e, la mattina dopo, quelle urgenti.
  • Interrompere quello che si sta facendo per fare altro è sempre interessante! Altrimenti, se si fa tutto in blocco è monotono e non c’è varietà.
  • Non è possibile pianificare sistematicamente il proprio lavoro. Pianificare non serve a nulla, perché tanto spunterà sempre fuori qualcosa di importante.
  • Molte cose si risolvono da sole se solo le lasci lì a lungo.
  • Caos sulla scrivania? Nessuno se ne è ancora lamentato. La cosa più importante è che, prima o poi, i documenti saltino fuori.


Rolf Leicher
Laureato in economia aziendale, è un autore specializzato in marketing e gestione sia aziendale che del personale.

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