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Un prezioso vademecum per chi si sta spostando in una nuova sede

Trasloco in vista?

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SPOSTARSI IN UNA NUOVA SEDE - Hai deciso di trasferirti in uno spazio più grande o di aprire un nuovo centro, ma non sai da dove cominciare e già senti il panico assalirti? Mettiti comoda e gira pagina: un'estetista di una esperienza è pronta a guidarti nella scelta del locale perfetto e nell'organizzazione pratica del trasloco. 

Che si tratti di una nuova apertura o che tu abbia deciso di spostare il tuo centro estetico in una nuova sede, magari più grande, è importante che tutti i passaggi di questo delicato processo siano pianificati a fondo e nel dettaglio. In certi frangenti può sembrarti un’impresa epica, ma non devi lasciarti sopraffare dall’ansia: come spesso accade, suddividere la “scalata” in piccole tappe intermedie rende il percorso molto più chiaro e semplice.
Cominciamo!

Una scelta oculata

Prima di iniziare a impacchettare mobilio e strumentazioni attirata da un locale apparentemente perfetto per le tue esigenze o da un contratto d’affitto incredibilmente vantaggioso, c’è un aspetto preliminare che dovresti considerare: le tue clienti regolari saranno disposte a seguirti? Se la nuova location si trova molto distante da quella precedente, chiedi loro in anticipo se riusciranno a raggiungerti anche lì: nelle prime settimane dopo il trasferimento è probabile che bussino alla tua porta molte potenziali clienti incuriosite dalla novità, ma prima di tutto devi assicurarti che lo zoccolo duro di quelle storiche ti rimanga fedele.
Un secondo aspetto da considerare è il contesto che circonda la tua potenziale nuova sede. Il primo oggetto della tua “indagine” deve essere, ovviamente, la concorrenza: nella zona che hai adocchiato ci sono già centri estetici? Quanti? Che tipo di servizi offrono? A che target di clienti si rivolgono? Dovresti poi verificare che il quartiere sia fornito di ampi parcheggi (magari gratuiti), che sia facilmente raggiungibile in auto (o, in alternativa, ben servito dai mezzi pubblici) e che sia vicino a negozi, centri commerciali o altre strutture “trafficate”, ad esempio studi medici; quando si debutta in una nuova location, stringere collaborazioni con attività radicate nella zona può essere molto utile . Tieni in considerazione, oltre ai pro, anche i contro della nuova location. Che svantaggi ha? Possono essere bilanciati con i vantaggi? Come potrebbe cambiare il quartiere in futuro? Fai le tue valutazioni sul lungo termine: un luogo che ti sembra perfetto per le tue esigenze immediate potrebbe rivelarsi inadeguato in futuro. Contatta il Comune o l’ufficio del catasto per avere le informazioni di cui hai bisogno.
Se ti stai accingendo ad aprire il tuo primissimo centro, è importante avere ben a mente alcuni punti fermi. Quando si è alle prime armi, si tende spesso a voler risparmiare sull’affitto scegliendo il posto più economico, nonostante i suoi difetti: a chi non fa gola l’idea di risparmiare qualcosina? L’altra faccia della medaglia, però, è che un locale in condizioni non ottimali può renderti molto difficile far decollare la tua attività. In questo caso è necessaria una buona dose di pragmatismo: qual è la location migliore? Quanto costa l’affitto? Qual è la media degli affitti nella zona? Il più delle volte le spese di ristrutturazione di un locale che presenta molte lacune sono più alte rispetto a quelle che affronteresti scegliendo un posto con un affitto un po’ più alto ma con meno grane da risolvere.
In ogni caso, non dimenticare di controllare che tipo di concorrenza si trova nelle immediate vicinanze del tuo potenziale centro e, soprattutto, di rivolgerti a Comune e Asl per sapere se ci sono dei requisiti specifici che devi rispettare e delle pratiche che devi compilare per essere perfettamente in regola. È importante avere un quadro generale chiaro e completo degli investimenti che dovrai affrontare. In molti casi, infatti, non è tanto il costo dell’affitto a dover essere tenuto in considerazione, quanto le spese una tantum come l’acquisto di nuove dotazioni e attrezzature.

Dal vecchio al nuovo

Ora che hai trovato una nuova "casa" per il tuo istituto, devi stabilire le tempistiche del trasloco. In questa fase cerca di non metterti troppo pressione: lo stress vero e proprio arriverà senza che te lo crei da sola!
Prima di tutto, devi disdire il vecchio contratto d’affitto e assicurarti di aver rispettato il periodo di preavviso che tu e il proprietario dell’immobile avete concordato durante la sua stesura. Cerca, in ogni caso, di pianificare il trasferimento in modo tale da non essere vincolata a pagare due affitti contemporaneamente. Controlla attentamente il tuo vecchio contratto d’affitto, così potrai comunicare al nuovo proprietario la data certa a partire dalla quale ti trasferirai nel nuovo centro; attenzione, però: non comunicare il cambio di sede alla clientela fino a quando non avrai il nuovo contratto in mano.
Se hai dei dipendenti, devi ovviamente includerli nel tuo progetto di trasferimento e informarli con congruo anticipo della decisione di cambiare sede. In questo modo, loro avranno tutto il tempo per abituarsi all’idea ed eventualmente riorganizzarsi, e tu potrai contare sul loro aiuto, delegando qualche compito.
Per quanto riguarda il trasloco, chiedi diversi preventivi a più ditte specializzate in questa attività: pur con tutto l’impegno, infatti, difficilmente riuscirai a cavartela da sola. Affidarsi a una ditta di traslochi può essere costoso, ma ti dà delle garanzie che amici e parenti, per quanto fidati e volenterosi, non possono offrirti. Un esempio? L’assicurazione contro eventuali danni accidentali che potrebbero occorrere durante il trasporto.
Metti per iscritto le scadenze entro le quali dovrai portare a termine le varie fasi: in questo modo, terrai traccia più facilmente di quello che stai facendo e, nel caso in cui dovesse insorgere qualche intoppo, potrai reagire tempestivamente. Più stringente sarà la gestione delle tempistiche durante la pianificazione e l’esecuzione del trasferimento, più facilmente riuscirai a gestire tutto.

Primi preparativi

Ripercorri attentamente le consegne previste nel corso del mese come, ad esempio, quelle di prodotti o riviste di settore, e comunica ai tuoi fornitori la data a partire dalla quale dovranno iniziare a consegnarti la merce al nuovo indirizzo. Per sicurezza, fatti consegnare i primi ordini presso una casella postale, così da non perdere nessuna consegna durante il trasloco.
Decidi quali mobili e quali attrezzature portare con te nella nuova sede e di cosa, invece, è arrivato il momento di liberarsi: vecchi lettini, poltroncine usurate, macchinari obsoleti. Redigi un elenco accurato e, una volta fatta “piazza pulita”, dedicati ai nuovi acquisti, puntando su dotazioni più moderne e funzionali. Come disfarti di ciò che non ti serve più? Informati sulle corrette procedure di smaltimento dei rifiuti ingombranti previste nel tuo Comune; tavoli, sedie, lettini o altri arredi generici potrebbero invece fare comodo a una scuola, un asilo o una casa di riposo.

Si comincia!

È il momento di iniziare a riempire gli scatoloni: imballa per prime le cose che sai con sicurezza di non dover usare fino a dopo il trasferimento (come, ad esempio, i decori per Natale o Pasqua, a seconda di quando avverrà il trasloco). Più sistematica e precisa sarai in questa fase, più facile sarà impacchettare (e “spacchettare”) tutto.
L’indirizzo della nuova sede deve essere aggiornato in tempo utile su tutti i mezzi che utilizzi per la comunicazione, offline e online. Per quanto riguarda i mezzi cartacei, tieni sempre presente i tempi tecnici necessari, comunicando tempestivamente tutte le modifiche alla copisteria per la stampa di brochure e biglietti da visita. Aggiorna i dati anche sul tuo sito e sulle pagine social e indica a partire da quando diventeranno effettivi. Puoi cancellare tranquillamente i riferimenti al vecchio centro dopo un paio di mesi dal trasferimento.
Un piccolo consiglio: inserisci il nuovo indirizzo del tuo centro (ed eventualmente i nuovi recapiti telefonici) nella firma predefinita delle tue e-mail già prima del trasferimento, facendo un breve accenno all’imminente cambio di sede.

Un trasloco senza sorprese

Mentre si impacchettano prodotti, strumenti e materiali, è buona norma inventariare ed etichettare tutto. Raggruppa gli oggetti secondo un criterio razionale e invita i tuoi collaboratori a fare lo stesso. Scrivere in modo chiaro e leggibile su ogni scatolone il contenuto dello stesso è una cosa che vi farà risparmiare tempo ed energie quando dovrete sistemare tutto nel nuovo centro. Non solo: questa operazione potrebbe tornare utile anche nel malaugurato caso in cui si verifichino dei problemi durante il trasloco e tu debba fare una rimostranza alla ditta che se ne occupa.
Prima che il nuovo centro sia operativo, devi assicurarti che la linea telefonica e la connessione internet funzionino perfettamente: per evitare problemi, è meglio affidarsi a tecnici esperti. Naturalmente devi informare del trasferimento la compagnia telefonica con largo anticipo, in modo che possano allacciarti tempestivamente e correttamente le linee. Immagina il disagio di dover passare intere settimane senza linea fissa e senza accesso a internet!
Oltre ad aggiungere i nuovi dati nella firma delle tue mail, comunica sia ai tuoi clienti che ai tuoi partner commerciali la data a partire dalla quale sarai nella nuova sede con un comunicato chiaro. Informa del trasferimento tutti gli enti competenti con il dovuto anticipo (per maggiori dettagli, in coda all’articolo trovi una tabella con utili promemoria).
Dai un ultimo sguardo ai nuovi locali prima di iniziare il trasloco, in modo da determinare se e dove servano lavori di ristrutturazione. Naturalmente il tempo necessario per eseguire questi lavori deve essere pianificato nella finestra temporale in cui prevedi di portare a termine le operazioni. Organizzati e fatti aiutare, ad esempio, a dare una mano di vernice alle pareti, a pulire a fondo i sanitari o a installare delle nuove porte interne. Tieni conto che per riverniciare o rinnovare le tappezzerie l’estate è un periodo ideale, mentre in vista dell’inverno è bene chiamare un tecnico per una verifica all’impianto di riscaldamento.
Anche nella vecchia sede potrebbero essere necessarie pulizie o lavori: per sapere con certezza se spetta a te provvedere a queste attività, rileggi accuratamente il vecchio contratto d’affitto. In linea generale, comunque, il buon senso ci suggerisce di lasciare i vecchi locali in buone condizioni e, per quanto possibile, puliti e in ordine.
Quando starai per lasciare i vecchi locali non dimenticare di redigere, firmare e far firmare un “verbale di consegna” al tuo vecchio locatore: ti sarà utile per evitare eventuali problemi in futuro. Leggete insieme anche i numeri dei vari contatori (gas, elettricità e acqua) e inseriteli nel documento.
Stila un verbale dello stesso tipo anche con il proprietario del nuovo locale; nel documento inserite, ad esempio, le opere di ristrutturazione che sono ancora in sospeso, i lavori a carico del proprietario che devono ancora essere eseguiti (con relative scadenze!) e i numeri dei vari contatori. È fondamentale che anche questo documento sia firmato sia da te che dal locatore.
Quando arriva il grande giorno del trasloco, non dimenticare di restituire le chiavi al vecchio proprietario e di ringraziare i tuoi collaboratori. Una volta che il trasloco sarà completato, invitali a cena fuori per dimostrare loro la tua gratitudine: un bel modo per cominciare una nuova avventura!

Hai paura di dimenticarti qualcosa? Niente paura: scarica la nostra checklist con il riassunto dei passi fondamentali per portare a termine un trasloco senza patemi!

 

Clauda Gesang
Estetista e psicoterapeuta, è anche scrittrice e docente.

 

 

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